Lokalizacja i obiekt nie powinny być główną atrakcją wydarzenia. Rozważając lokalizację i obiekt, organizatorzy wydarzeń muszą zawsze brać pod uwagę następujące wytyczne:
- Należy zawsze uwzględniać potencjalną negatywną ocenę publiczną (społeczeństwo, media, organy władzy) co do lokalizacji i obiektu. Wizerunek lokalizacji i obiektu nie może być postrzegany jako luksusowy ani związany z rozrywką, turystyką lub wypoczynkiem.
- Lokalizacja i obiekt powinny być wybrane w taki sposób, aby zapewnić centralne położenie względem miejsc zamieszkania większości zapraszanych uczestników lub siedziby organizatora merytorycznego;
- Lokalizacja i obiekt powinny znajdować się w miejscu łatwo dostępnym dla uczestników (np. bliskość lotnisk, dworców kolejowych, autostrad, środków komunikacji publicznej);
- Lokalizacja i obiekt powinny znajdować się w mieście lub w okolicach miasta uważanego za centrum naukowe lub biznesowe, odpowiedniego dla organizowanego wydarzenia, sprzyjającego wymianie idei i przekazywaniu wiedzy.
Certyfikatu nie uzyska wydarzenie organizowane:
- W sezonie turystycznym letnim (od 15 czerwca do 15 września) albo zimowym (od 20 grudnia do 31 marca) albo w innym terminie atrakcyjnym turystycznie, na terenie miasta lub gminy, które powszechnie lub w sposób oczywisty, ze względu na swoją renomę, uznawane są za miejscowości przede wszystkim uzdrowiskowe, wypoczynkowe, wakacyjne, rozrywkowe, sportowe lub turystyczne. Powyższe nie dotyczy miast lub gmin:
- atrakcyjnych turystycznie, ale jednocześnie będących siedzibą wojewody lub marszałka województwa (np. Kraków, Gdańsk czy Toruń), lub
- będących ośrodkiem akademickim w dziedzinie związanej z tematem wydarzenia, lub
- w których siedzibę ma organizator merytoryczny wydarzenia lub wydarzenie skierowane jest wyłącznie do uczestników z danego miasta lub powiatu (dotyczy wyłącznie wydarzeń o zasięgu lokalnym).
- Poza terenem miasta lub gminy, o których mowa powyżej, ale w obiekcie, który:
- powszechnie lub w sposób oczywisty uznawany jest za obiekt luksusowy, związany z turystyką, wypoczynkiem lub rozrywką, lub powszechnie lub w sposób oczywisty, ze względu na swoją renomę i stosowaną komunikację marketingową, uznawany jest przede wszystkim za atrakcję lub destynację turystyczną (np. zabytkowy zamek lub pałac), niezależnie od tego, czy w takim obiekcie istnieje możliwość zorganizowania wydarzenia naukowego, np. jest wydzielona sala konferencyjna, a także niezależnie od tego, czy w obiekcie tym organizowane są wydarzenia naukowe dla innych branż.
OBIEKT odpowiedni do organizacji wydarzenia oraz zakwaterowania uczestników (o ile dotyczy) to:
- Centrum kongresowe, obiekt konferencyjny lub inny obiekt o zbliżonym lub podobnym charakterze, pod warunkiem, że ma on charakter ściśle biznesowy lub szkoleniowy.
- Restauracja, pod warunkiem, że zapewniona jest możliwość przeprowadzenia prezentacji lub wystąpień uczestników.
- Hotel o standardzie do 4 gwiazdek posiadający profesjonalne zaplecze konferencyjne, pod warunkiem, że informacja o ofercie organizacji wydarzeń konferencyjnych jest powszechnie dostępna na stronach internetowych tego hotelu. Dopuszcza się, w drodze wyjątku i w uzasadnionych przypadkach, hotele o standardzie 5 gwiazdek pod warunkiem spełnienia łącznie następujących kryteriów:
- hotel ma charakter ściśle biznesowy i jest położony w mieście będącym siedzibą wojewody lub marszałka województwa;
- organizator wydarzenia przewiduje udział powyżej 200 uczestników;
- hotel posiada profesjonalne zaplecze konferencyjne, tj. salę konferencyjną z pełnym wyposażeniem przewidzianą na co najmniej 200 uczestników;
- hotel nie jest miejscem zakwaterowania uczestników wydarzenia;
- funkcje rekreacyjne, rozrywkowe, sportowe, wypoczynkowe lub turystyczne hotelu (np. centrum SPA lub zaplecze rekreacyjne czy sportowe) nie stanowią dominującej atrakcji hotelu (nie są głównym przedmiotem działalności) lecz mają wyraźnie uboczny i jedynie dodatkowy charakter oraz uczestnicy nie będą mieli możliwości swobodnego korzystania z oferty wypoczynkowej i sportowej podczas trwania wydarzenia.
- Obiekt muzealny lub inny obiekt kulturalny (np. muzeum, sala koncertowa, teatr, kino, stadion) z ofertą profesjonalnych usług konferencyjnych, o ile spełnione są łącznie następujące kryteria:
- informacja o prowadzonej działalności konferencyjnej jest powszechnie dostępna na stronach internetowych obiektu;
- żadne wydarzenia artystyczne, wystawowe, rozrywkowe, rekreacyjne, sportowe itp. nie będą zawarte w programie wydarzenia naukowego podlegającego certyfikacji oraz nie będą dostępne dla uczestników w ramach wydarzenia (nawet gdyby nie były ujęte w programie wydarzenia).
- Resorty SPA, kluby golfowe, statki wycieczkowe oraz obiekty z kasynem lub parkiem wodnym będącymi częścią infrastruktury obiektu, w żadnym przypadku nie są zgodne z wymogami kodeksów, zarówno jako obiekt wydarzenia, jak i jako zakwaterowanie dla uczestników.
- Obiekty oferujące korzystanie z infrastruktury do sportów wodnych/zimowych oraz ośrodki oferujące kompleksowe usługi rekreacyjne (w szczególności: wyciągi narciarskie, baseny termalne, prywatne plaże/mariny) nie są odpowiednie do organizacji wydarzeń.