Wirtualne wydarzenie edukacyjne organizowane przez podmiot trzeci, jako samodzielne wydarzenie („Wirtualne Wydarzenie”) polega na filmowaniu prezentacji, dyskusji panelowych lub procedur klinicznych na żywo (np. sesje praktyczne, symulacje operacji, operacje na żywo itp.) i ich transmisji (natychmiastowej lub odroczonej) do widowni, która nie jest obecna fizycznie na wydarzeniu.

Wirtualne Wydarzenie charakteryzuje się brakiem fizycznego uczestnictwa pracowników ochrony zdrowia („HCP”), będących uczestnikami pasywnymi, którzy w takim wydarzeniu mogą uczestniczyć tylko i wyłącznie wirtualnie (np. poprzez różne platformy online, audio-video transmisje, itp.). W przypadku prelegentów, wykładowców, moderatorów oraz innych osób aktywnie zaangażowanych w tworzenie i organizację wydarzenia wirtualnego, dopuszczalny jest zarówno ich wirtualny jak i stacjonarny udział w wydarzeniu. Jednocześnie, sam fakt nagrywania, transmitowania online wydarzenia edukacyjnego organizowanego przez podmiot trzeci, z rzeczywistym udziałem pasywnych uczestników – HCP, nie kwalifikuje tego wydarzenia jako Wydarzenie Wirtualne.

Dla Wirtualnych Wydarzeń nie przewiduje się weryfikacji w ramach SOWE. Co do zasady, organizatorzy takich wydarzeń, jak również firmy zainteresowane wsparciem lub sponsorowaniem takiego wydarzenia, powinni samodzielnie ocenić zgodność Wirtualnego Wydarzenia z wymogami kodeksów etyki Izby POLMED oraz MedTech Polska. W przypadku wątpliwości, firmy członkowskie Izby POLMED i MedTech Polska mogą zwrócić się o rekomendację w w/w zakresie do Compliance Officera odpowiedzialnego za obsługę SOWE.

Wydarzenia Transmitowane, czyli transmisje wydarzeń edukacyjnych organizowanych w tradycyjnej, stacjonarnej formule przez podmiot trzeci - wchodzą w zakres SOWE i podlegają ocenie.

Jeżeli organizator wydarzenia wyodrębnia dodatkowo płatne, dostępne poza programem naukowym, aktywności rozrywkowe, których proporcja względem części merytorycznej jest marginalna, nie wyklucza to oceny wydarzenia jako zgodne, pod warunkiem zgodności we wszystkich pozostałych kryteriach oceny wydarzeń. W przypadku, gdy takie rozrywkowe aktywności są objęte programem wydarzenia, dominują lub zakłócają część naukową programu lub są objęte jedną płatnością razem z częścią merytoryczną wydarzenia, wydarzenie nie uzyska certyfikatu SOWE. Ponadto, oczekuje się, iż organizator wydarzenia oświadczy i poinformuje w publicznie dostępnych materiałach dotyczących wydarzenia, że program rozrywkowy nie zostanie sfinansowany ze środków pochodzących od firm członkowskich Izby POLMED oraz MedTech Polska.

System Oceny Wydarzeń Edukacyjnych (SOWE) nie weryfikuje wydarzeń o charakterze międzynarodowym, czyli z udziałem (pasywnym) HCP pochodzących z co najmniej dwóch różnych krajów. Wydarzenia międzynarodowe, w tym wydarzenia międzynarodowe organizowane na terenie Polski, podlegają ocenie w ramach Conference Vetting System MedTech Europe.